Voordelen
Zoeken
Smartdoc maakt alle documenten doorzoekbaar op tekst. Elke foto, scan, of bijlage van een oude mail kan via een slimme zoekmachine volledig doorzoekbaar worden gemaakt. Zo vindt u altijd terug waar u naar op zoek bent.
Actiedatum
Elk contract kan worden gekoppeld aan meerdere datums zoals startdatum, opzegdatum, ondertekeningsdatum,….
Multi-index
Een contract kan worden gekoppeld aan meerdere parameters en criteria. Op die manier moet het maar één keer worden bewaard en is het raadpleegbaar vanuit meerdere invalshoeken.
Audit
Smartdoc bewaart de documenten conform de wetgeving. Ook met betrekking tot de privacyregelgeving. Op deze manier creëren we een legaal en auditeerbaar archief. Daarbij komt dat alle acties op de documenten worden opgeslagen en is het mogelijk een bewaartermijn in te stellen.
Bulkmigratie
Smartdoc laat toe om externe archieven, verkennerstructuren of andere oplossingen rond documentbeheer naadloos te importeren en volledig doorzoekbaar te maken.
Bescherming van gevoelige informatie
Met de uitgebreide veiligheidsmogelijkheden waakt Smartdoc erover dat enkel wie echt toegang moet hebben tot een document, die mogelijkheid krijgt. De audit trail zorgt ervoor dat alle acties op een document zoals het creëren van een nieuwe versie, printen, enz. wordt geregistreerd in het logboek.
